Microsoft Planner là một ứng dụng được thiết kế để đơn giản hóa việc tổ chức công việc nhóm một cách trực quan. Ứng dụng này giúp các nhóm dễ dàng tạo kế hoạch mới, sắp xếp và giao nhiệm vụ, chia sẻ tệp tin, trò chuyện về những gì đang thực hiện, và theo dõi tiến độ công việc. Một điểm đặc biệt quan trọng là Planner yêu cầu tài khoản Office 365 dành cho công việc hoặc trường học đủ điều kiện, không hỗ trợ các tài khoản cá nhân như @outlook.com hay @hotmail.com. Đây là công cụ hữu ích để đảm bảo mọi thành viên trong nhóm luôn nắm bắt được tình hình chung.

Tổ chức công việc trực quan

Mỗi kế hoạch trong Planner được thể hiện trên một bảng riêng biệt, nơi bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ vào các buckets (nhóm). Các nhiệm vụ có thể được phân loại dựa trên trạng thái hiện tại hoặc người được giao. Để cập nhật trạng thái hay thay đổi người phụ trách, người dùng chỉ cần kéo và thả nhiệm vụ giữa các cột một cách đơn giản. Cách tiếp cận hình ảnh này giúp việc quản lý dự án trở nên rõ ràng và dễ theo dõi hơn.

Theo dõi tiến độ và giao việc

Ứng dụng cung cấp chế độ xem My Tasks, một danh sách tổng hợp tất cả các nhiệm vụ của bạn cùng với trạng thái của chúng trên mọi kế hoạch bạn tham gia. Điều này đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm luôn biết rõ ai đang làm gì, từ đó nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong công việc nhóm.

Hợp tác liền mạch trong Office 365

Được xây dựng để hoạt động cùng với Office 365, Planner cho phép các thành viên trong nhóm cùng nhau làm việc trên cùng một nhiệm vụ. Bạn có thể đính kèm ảnh chụp trực tiếp vào nhiệm vụ và thậm chí trò chuyện về công việc mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng khác. Nhờ vậy, mọi cuộc thảo luận và các sản phẩm bàn giao của nhóm đều được giữ lại trong kế hoạch, tránh tình trạng thông tin bị phân tán qua nhiều ứng dụng khác nhau. Ứng dụng này cũng hoạt động trên nhiều thiết bị, giúp mọi người dễ dàng cập nhật công việc dù đang di chuyển hay ngồi tại bàn làm việc.

Lưu ý quan trọng về tài khoản

Để sử dụng Microsoft Planner, người dùng cần có tài khoản Office 365 dành cho công việc hoặc trường học đủ điều kiện. Ứng dụng không hỗ trợ các tài khoản cá nhân của Office 365, ví dụ như những tài khoản có đuôi @outlook.com hoặc @hotmail.com. Nếu bạn không chắc chắn về gói đăng ký của công ty mình hoặc các dịch vụ mà bạn có quyền truy cập, vui lòng liên hệ với bộ phận IT của công ty để được hỗ trợ.